Jak nawiązaliśmy kontakt z 23 instytucjami publicznymi w tydzień

Klient

Heksagon to firma z Polski, która łączy trzy obszary działalności: profesjonalne wsparcie dla pszczelarzy, ekologiczne rozwiązania CSR dla biznesu i instytucji publicznych oraz działania edukacyjne i mentoringowe dla przyszłych pszczelarzy i pasjonatów przyrody.

Wyzwanie

Heksagon zwrócił się do nas z potrzebą dotarcia do instytucji publicznych, które mogłyby być zainteresowane adopcją pszczół jako elementem działań CSR i programów benefitowych – m.in. w formie szkoleń i warsztatów pszczelarskich. Firma posiadała już doświadczenie i współpracowała z jedną instytucją publiczną, jednak chciała rozszerzać swoje działania w tym kierunku. Największym wyzwaniem był brak imiennych kontaktów – kampanię musieliśmy oprzeć na ogólnych skrzynkach mailowych, bez utraty skuteczności.

Rozwiązanie

Precyzyjnie zdefiniowana grupa docelowa (ICP)

‍W odróżnieniu od typowego podejścia outboundowego, zbudowaliśmy bazę w oparciu o precyzyjne dane lokalizacyjne zawężając kampanię do instytucji publicznych w zasięgu logistycznym klienta. Zdefiniowaliśmy trzy grupy docelowe, uwzględniając zarówno rolę zawodową, jak i fizyczne miejsce pracy, co zwiększyło trafność kontaktów i szansę na spotkanie.

Co wpłynęło na wynik:

• zawężenie obszaru geograficznego do 200 km od Legnicy,
• identyfikacja działów odpowiedzialnych za promocję, CSR i komunikację oraz osób na stanowiskach decyzyjnych,
• ręczna weryfikacja instytucji pod kątem potencjału wdrożenia rozwiązań ekologicznych,
• unikalna komunikacja dopasowana do działów i person decyzyjnych CSR, ESG i Marketing,
• przygotowanie kontaktów mimo braku bezpośrednich maili do osób decyzyjnych.

Sekwencja wiadomości zoptymalizowana pod trudny kanał dotarcia

Zamiast rezygnować z kontaktu z powodu braku imiennych adresów, wykorzystaliśmy ogólne skrzynki jako szansę skontaktowania się z realnymi osobami. Wiedzieliśmy, kto jest odpowiedzialny za wybrane skrzynki mailowe na podstawie analizy strony internetowej – i adresowaliśmy wiadomości wprost do tych konkretnych osób. To pozwoliło uzyskać personalny efekt przy formalnym kanale.

Co zastosowaliśmy:

• 3-stopniowa sekwencja wiadomości (pierwszy kontakt + 2 follow-up),
• jasna propozycja wartości (ule, CSR, edukacja),
• prosta komunikacja oparta na trójstronnym zysku:
  
  • pszczelarz dba o pszczoły i prowadzi szkolenia,
  • instytucja finansuje ule i oferuje dodatkowe benefity swoim pracownikom,
  • ule dostarczają miód, który może zostać przeznaczony na prezenty dla pracowników.