Popraw skuteczność sprzedaży B2B i CRM poprzez lepsze organizowanie danych. Dowiedz się, jak odzyskać utracone leady i zwiększyć przychody dzięki skutecznej higienie CRM.
.avif)
Końcówka roku to czas podsumowań, planów i nieubłaganego pytania: „Dlaczego tyle leadów przepadło w tym roku?" Działy sprzedaży i marketingu patrzą na siebie z wyrzutem, a prawda jest taka, że często winowajca jest zupełnie gdzieś indziej - mianowicie zaniedbany CRM.
Wyobraź sobie, że prowadzisz sklep. Co roku robisz inwentaryzację: wyrzucasz przeterminowane produkty, porządkujesz półki, aktualizujesz cenniki. W CRM-ie zasada jest identyczna. Koniec roku to idealny moment, żeby posprzątać bazę danych, zrozumieć, co poszło nie tak z leadami, które nie skonwertowały, i przygotować grunt pod skuteczny Q1.
Bo czysty CRM nie ma “ładnie wyglądać”, a wpływać na Twoje przychody.
Higiena CRM to proces systematycznego porządkowania, aktualizowania i weryfikowania danych w systemie. Chodzi o to, by każdy kontakt, każda firma i każda interakcja była aktualna, kompletna i przydatna dla zespołu sprzedaży i marketingu.
Brzmi banalnie? Może. Jednak w praktyce większość firm ma problem z utrzymaniem tej dyscypliny.
Dane z 2024 roku mówią wprost: 24% administratorów CRM przyznaje, że mniej niż połowa danych w ich systemach jest dokładna i kompletna (Validity, 2024). To nie jest margines błędu, tylko połowa twojej bazy, która może prowadzić donikąd.
A konsekwencje? Niska jakość danych powoduje straty rzędu co najmniej 20% rocznych przychodów u 31% firm. Najczęstsze problemy to niekompletne dane (68%), błędne dane (61%) oraz duplikaty (53%)
To oznacza, że twój handlowiec dzwoni do nieaktualnego numeru, marketer wysyła maile na zdezaktualizowany adres, a ty tracisz pieniądze, zanim jeszcze zdążysz zaprezentować ofertę.
Problem z danymi w CRM nie pojawia się z dnia na dzień. To proces. Ludzie zmieniają pracę, firmy się przekształcają, numery telefonów przestają być aktualne. Jeśli nie reagujesz, twoja baza starzeje się szybciej, niż myślisz.
Co więcej, 76% administratorów CRM odczuwa zwiększony zakres i złożoność danych z powodu rosnących oczekiwań personalizacji (Validity, 2024). Im bardziej chcesz spersonalizować komunikację, tym więcej danych musisz zbierać, a im więcej danych, tym łatwiej o chaos.
Dlatego regularne audyty CRM (zalecane co 3 - 6 miesięcy) – to konieczność. Usuwanie duplikatów, aktualizacja przestarzałych informacji i weryfikacja kompletności profili to działania, które bezpośrednio przekładają się na skuteczność kampanii i jakość leadów.
Zanim zaczniesz sprzątać, musisz wiedzieć, gdzie jest bałagan. Oto kilka pytań, które pomogą ci zdiagnozować stan Twojego CRM-a:
To najczęstszy problem. Jeden lead zapisany trzy razy pod różnymi adresami mailowymi, z różnymi numerami telefonu.
Efekt?
Handlowcy dzwonią do tej samej osoby wielokrotnie, tracąc kredyt zaufania.
Większość CRM-ów (HubSpot, Pipedrive, Salesforce) ma wbudowane narzędzia do wykrywania duplikatów. Użyj ich. Teraz.
Sprawdź, ile kontaktów ma wypełnione kluczowe pola:
Jeśli większość profili jest podziurawiona jak szwajcarski ser, segmentacja i personalizacja będą niemożliwe.
Stwórz raport pokazujący procent kompletności danych. Ustal minimalny standard (np. 80% wypełnienia kluczowych pól) i zacznij uzupełniać braki.
Ile leadów jest oznaczonych jako „nowy", mimo że leżą w bazie od pół roku?
Ile jest w statusie „kontakt w toku", ale nikt nie dzwonił od trzech miesięcy?
Jeśli wkurzają cię nie aktualne statusy z powodu, że świecą na czerwono nie jest to główny problem. Problemem jest błąd w strategii. Brak wiedzy o tym na jakim etapie jest lead, w konsekwencji powoduje, że nie wiesz jak do niego dotrzeć.
Jeśli większość kontaktów ma puste pole „source" lub ogólnikowe „website", nie masz pojęcia, które kanały działają. A to oznacza, że nie wiesz, gdzie inwestować budżet marketingowy.
Chcesz dowiedzieć się skąd przychodzą leady w B2B? Sprawdź ten artykuł!
Jako Vanderbuild robimy automatyczne wzbogacanie leadów z wykorzystaniem Clay’a.
Dzięki temu real - time twoja baza danych jest aktualizowana co przyspiesza pracę zespołu sprzedażowego.
Utrata leadów to nie fatum, a najczęściej efekt błędów procesowych, których można uniknąć.
Jeśli odpowiedź na zapytanie trwa dłużej niż godzinę, konkurenci zdążą już skontaktować się z potencjalnym klientem (Greenlight Studio, 2024). W B2B liczy się nie tylko to, że oddzwonisz, ale to, że zrobisz to pierwszy.
Kto prowadzi tego leada? Sprzedaż? Marketing? Nikt? Brak jasno zdefiniowanego właściciela leada prosta droga do tego, że lead przepadnie między działami.
Lead powiedział „nie jestem zainteresowany"? Okej, ale czy to oznacza koniec rozmowy, czy może tylko „nie teraz"?
Jeśli nie masz planu dalszych działań np. nurturingu, kampanii edukacyjnej, follow-upu za trzy miesiące, efekt? Lead po prostu znika.
Jednym z najważniejszych, a zarazem najbardziej niedocenianych narzędzi w CRM jest śledzenie powodów utraty leada (loss reason tracking).
Kiedy lead nie konwertuje, nie zamykaj go tylko z grzeczności. Oznacz, dlaczego nie doszło do transakcji:
Te dane to skarb. Analizowane kwartalnie pokażą ci wzorce: może twoja oferta jest zbyt droga dla określonego segmentu? Może tracisz leady, bo nie masz case study w danej branży? Może po prostu dzwonisz za późno?
Loss reasons to nie statystyka do raportu. To roadmapa do poprawy procesu sprzedaży.
Segmentuj. Nie wysyłaj tego samego maila do leada, który był „za drogi" i do tego, który powiedział „nie teraz". Personalizacja to podstawa.
Daj wartość. Zamiast „hej, wracamy do tematu oferty", prześlij case study, e-book, artykuł, który pomoże rozwiązać problem klienta. Pokaż, że nie chodzi ci tylko o sprzedaż.
Ustal timeline. Około 60–70% leadów traci aktywność w ciągu 60 dni po reaktywacji, jeśli nie prowadzisz nurturingu. Stosowanie odpowiednich działań pielęgnacyjnych obniża ten odsetek do 25–30% (Bouncer, 2025). To oznacza, że odgrzanie leadu to nie jednorazowy strzał,a systematyczny proces.
Automatyzuj. Wykorzystaj workflow w CRM-ie (HubSpot, Pipedrive, ActiveCampaign), by wysyłać serię wiadomości automatycznie. Oszczędzisz czas i zwiększysz spójność komunikacji.
Oto konkretna lista działań, które warto wykonać w grudniu:
Przejrzyj bazę, połącz duplikaty, usuń kontakty, które odbijają maile od miesięcy lub nie odpowiadają na żadną formę kontaktu.
Ustal standardy kompletności danych i zacznij uzupełniać braki - ręcznie lub poprzez integracje z narzędziami wzbogacania danych (Clearbit, Clay).
Przejrzyj pipeline. Jeśli lead od trzech miesięcy jest w statusie „kontakt w toku", zmień go na „cold" lub „lost". Bądź realistą.
Stwórz raport pokazujący najczęstsze powody utraty leadów. Przekaż go zespołowi i zaplanuj konkretne akcje naprawcze na Q1.
Wysegmentuj leady, które nie skonwertowały, ale nadal mogą być wartościowe. Przygotuj content, który pomoże im wrócić do rozmowy. Ustaw workflow i wystartuj w pierwszym tygodniu stycznia.
{{cta}}
Koniec roku kojarzy nam się głównie z momentem podsumowań,jednak warto pamiętać by przygotować grunt pod sukces w kolejnym kwartale nowego roku. Uporządkowany CRM to nie fanaberia perfekcjonisty.
To narzędzie, które bezpośrednio wpływa na przychody, efektywność zespołu i jakość relacji z klientami.
Jeśli zignoruje się higienę danych, za kilka miesięcy znowu będziesz patrzeć na pipeline pełen martwych leadów, zastanawiając się, gdzie popełniłeś błąd. A prawda jest taka, że błąd popełniasz teraz – odkładając porządki na później.
Ostatni kwartał to twoja szansa. Wyczyść CRM, zrozum, dlaczego leady nie konwertowały, i zaplanuj działania, które pozwolą odzyskać wartość z bazy. Nowy rok to nie zawsze nowe cele, a szansa na wykorzystanie tego co już masz, czyli nieodgrzane leady w twoim CRMie.
Wystarczy po nie sięgnąć.
To systematyczne porządkowanie, aktualizowanie i weryfikowanie danych w systemie CRM, aby były aktualne, kompletne i przydatne dla zespołów sprzedaży i marketingu.
Zalecane jest przeprowadzanie audytów CRM co 3–6 miesięcy, aby usuwać duplikaty, aktualizować przestarzałe informacje i zweryfikować kompletność profili kontaktów.
Niekompletne dane (68%), brakujące dane (65%), błędne dane (61%) oraz duplikaty kontaktów (53%) to główne problemy jakości danych w systemach CRM.
Duplikaty powodują wielokrotny kontakt z tą samą osobą przez różnych handlowców, co powoduje utratę kredytu zaufania i obniżenie skuteczności działań sprzedażowych.
Skorzystaj z Clay’a lub wewnętrznych analizatorów danych systemów CRMowych. Potrzebujesz z tym pomocy? - napisz do nas, a chętnie odpowiemy na wszystkie pytania.
Główne przyczyny to: brak szybkiego follow-upu (powyżej godziny), niejednoznaczna odpowiedzialność za leada oraz brak planu dalszych działań i nurturingu.
To śledzenie i oznaczanie powodów utraty leadów (cena, timing, konkurencja), które pozwala analizować wzorce i optymalizować proces sprzedaży na przyszłość.
Stosuj wielokanałowe podejście (email + SMS/retargeting), segmentuj bazę, dostarczaj wartościowy content edukacyjny i automatyzuj proces nurturingu przez workflow w CRM. Jeżeli nie wiesz od czego zacząć w procesie nurturingu skontaktuj się z nami, a na pewno wspólnie znajdziemy rozwiązanie.
Około 60–70% leadów traci aktywność w ciągu 60 dni bez nurturingu. Odpowiednie działania pielęgnacyjne obniżają ten odsetek do 25–30%.
To czas podsumowań i planowania Q1. Czysty CRM pozwala zrozumieć błędy roku, odzyskać wartościowe leady i rozpocząć nowy kwartał ze skuteczną bazą.