Klient
OneExpert to marka należąca do Global Digital Cloud Solutions sp. z o.o. (GDCS), założona przez dwóch seniorów z ponad 20-letnim stażem w IT. Dwa lata temu, obok prowadzonych projektów, uruchomili agencję rekrutacyjną tylko dla branży IT.
OneExpert rekrutuje inżynierów i menedżerów IT, a przewaga firmy leży w walidacji technicznej kandydatów. Zamiast 100-150 CV na jedno stanowisko klienci OneExpert dostają 5-10 kandydatów, którzy przeszli pełną rekrutację techniczną po stronie GDCS.
Wyzwanie: nisza, którą ciężko obsłużyć ręcznie
Najciekawszą potrzebę przynieśli sami klienci: specjalistów pod przetargi. Firmy nie trzymają dziś inżynierów na ławce, bo przy spadku liczby projektów ich na to nie stać. Żeby przystąpić do przetargu, muszą jednak mieć podpisane umowy ze specjalistami, którzy spełniają warunki specyfikacji: konkretne certyfikaty, konkretne doświadczenie projektowe, czasem wymóg umowy o pracę. Do terminu złożenia oferty zostają wtedy często 3-4 dni.
Propozycja wartości jest więc wąska, konkretna i pilna po stronie kupującego. Problem leżał gdzie indziej:
- Przetargi wyszukiwano pojedynczo i ręcznie, obok bieżących projektów i przy zwykłym braku czasu.
- Wymagania wobec osób nie leżą w jednym miejscu. Dane są rozbite między BZP i TED, część ogłoszeń przekierowuje do platform zakupowych bez dokumentów, a klauzula osobowa bywa w sekcji kwalifikacji wykonawców, nie w opisie zamówienia.
- Dotychczasowe kanały nie działały. Kampania LinkedIn nie przyniosła ani jednego leada. Cold mailing prowadzony przez zewnętrzną agencję dał jednego dużego klienta, ale wymagał całego procesu i generował koszty.
- GDCS świadomie nie chciał przepalać budżetu na docieranie do wszystkich. Kontakt miał iść tylko do firm z potrzebą tu i teraz.
Targety były przy tym dwa, co OneExpert doprecyzował na warsztacie: firmy startujące w przetargu, którym można podstawić kandydatów do złożenia oferty, oraz firmy, które już wygrały i potrzebują ludzi do realizacji wymagań.
Kluczowe pytanie
Jak codziennie, bez pracy ręcznej, wyłapać przetargi IT, w których zamawiający wprost wymaga konkretnych osób, i dotrzeć do właściwej firmy przed terminem?
Rozwiązanie
Agent działa codziennie w chmurze na workspace GDCS. Zaczyna od listy ogłoszeń, kończy na rekordzie Leada w CRM. Zasada była jedna: nie wymyślamy procesu na nowo, tylko automatyzujemy ten, który klient już przeszedł ręcznie.
Rozwiązanie
Zaczyna się od listy ogłoszeń, a kończy Leadem w CRM.
Atlas PrzetargówExcelTavilyProspeo + LushaRaynet
01Warsztat i mapowanie procesu ręcznego
Zamiast projektować rozwiązanie z góry, przeszliśmy krok po kroku przez dotychczasowy proces GDCS: które filtry mają znaczenie, gdzie w dokumentacji szukać wymagań, co jest sygnałem, a co szumem. Zespół pokazał dwa skrajne przypadki i własną tabelę Excel, która stała się docelowym schematem danych.
1,5 h · 2 case'y referencyjne · gotowy szablon Excela
02Dwie bramki kwalifikacji, w stałej kolejności
Do Excela trafia tylko przetarg z kodem CPV zaczynającym się od 72 lub 48, i to tylko wtedy, gdy oryginalna treść ogłoszenia zawiera jednoznaczne wymaganie osobowe: wykaz osób, obowiązek dysponowania osobami albo osoby skierowane do realizacji zamówienia. Sama nazwa roli nie wystarcza. Nie korzystamy ze streszczeń AI z Atlasu Przetargów, a brak źródłowej treści oznacza odrzucenie rekordu.
CPV 72/48 → wymaganie osobowe w sekcji 5.4
03Architektura: agent w chmurze
Agent GDCS Daily Tenders uruchamia się codziennie rano na workspace klienta, docelowo w oknie 06:00-07:00 czasu warszawskiego. Nikt nie musi mieć włączonego komputera. Integracje spięliśmy przez cztery toolboxy MCP w Make: List Tenders i Get Tender (Atlas Przetargów), Microsoft Excel oraz Raynet. Research webowy robi Tavily, rozliczane per zapytanie: 0,008 USD.
ChatGPT Agents · Make MCP Toolboxes · Codex
04Kto wygrał: nazwa firmy prosto z ogłoszenia o wyniku
Przy zamkniętym przetargu potencjalnym klientem GDCS jest firma, która go wygrała, bo to ona musi teraz zapewnić ludzi wymaganych w przetargu. API nie zawsze zwraca nazwę zwycięzcy, więc część przetargów miała status „rozstrzygnięty”, ale nie było jasne, kto wygrał. Agent sprawdza po kolei cztery źródła, a ostatnim jest sekcja VII ogłoszenia o wyniku postępowania, w której zamawiający podaje, komu udzielił zamówienia. Agent nie zgaduje: jeśli żadne źródło nie wskazuje firmy, rekord wraca do ponownego sprawdzenia i nie trafia do CRM. Dziś brak nazwy firmy oznacza już tylko, że przetarg unieważniono.
Nazwa firmy w 259 z 259 rozstrzygniętych przetargów · 4 źródła w stałej kolejności
05Waterfall domenowy z poziomem pewności
Wyszukiwanie startuje od pełnej nazwy prawnej firmy, a NIP i numer KRS służą tylko jako dowód pomocniczy. Katalogi firm i profile społecznościowe nie liczą się jako strona WWW. Wysoka i średnia pewność idą dalej, niska zostawia pustą domenę i flagę do ręcznej weryfikacji. 16 firm nie dostało domeny, bo nie było dostatecznie wiarygodnego kandydata.
243 rekordy z domeną
06Enrichment kontaktów według priorytetu ról
Priorytet jest ustalony z góry: najpierw technologia (CTO, CIO, VP Engineering, Head of IT, IT Manager), potem delivery i operacje, a w mniejszych firmach CEO, Managing Director lub founder. Prospeo i Lusha służą wyłącznie do zdobycia zweryfikowanych maili służbowych. System nie pobiera numerów telefonów, a maila nigdy nie zgaduje.
maks. 2 osoby decyzyjne · tylko zweryfikowane maile służbowe
07Rekord w Raynet z gotową pigułką
Do CRM trafia tylko firma, która według ogłoszenia wygrała przetarg i dla której agent znalazł co najmniej jeden zweryfikowany mail służbowy osoby decyzyjnej. Agent tworzy Lead o nazwie „Przetarg - [pełna nazwa prawna firmy]”. Notatka zawiera link do przetargu, cenę zwycięskiej oferty i wybrane osoby decyzyjne. Zespół nie musi wracać do ogłoszenia, żeby wiedzieć, co firma wygrała, za ile i do kogo pisać.
Lead i ustrukturyzowana notatka · zero komunikacji wychodzącej
08Dwa archiwa i raport z każdego runu
Excel pozostaje operacyjnym systemem referencyjnym, rozdzielonym na przetargi otwarte i zamknięte. Każde uruchomienie obejmuje dokładnie poprzednie 24 godziny w strefie Europe/Warsaw. Każdy run kończy się raportem: rekordy pobrane i zakwalifikowane, duplikaty, wyniki enrichmentu, utworzone Leady i pozycje do ręcznej weryfikacji.
344 przetargi otwarte · 324 zamknięte
Zakres
Zakres zawęziliśmy świadomie.
Co robi agentKwalifikuje przetargi na podstawie źródłowej treści ogłoszenia
Wskazuje zwycięzcę prosto z ogłoszenia o wyniku
Znajduje domenę firmy i określa poziom pewności
Znajduje zweryfikowane maile służbowe maks. 2 osób decyzyjnych
Tworzy w Raynet Lead z ustrukturyzowaną notatką
Kończy każdy run raportem
Czego celowo nie robiNie prowadzi kampanii ani sekwencji follow-up
Nie wzbogaca rekordów o numery telefonów
Nie tworzy Accountów ani Person w Raynet
Nie zgaduje nazwy firmy ani maila
Wartość biznesowa
System należy do GDCS
Agent działa na workspace GDCS, a dane siedzą w jego Excelu i jego CRM-ie. Razem z wdrożeniem przekazaliśmy pełną dokumentację: instrukcje, przeprowadzone analizy i archiwum całego procesu budowy. Zespół może rozwijać system dalej bez nas.
Ręczne wyszukiwanie zamieniło się w audytowalny rejestr
Wcześniej przetargi znajdowano pojedynczo, obok bieżących projektów. Teraz każdego ranka pojawia się nowa porcja zakwalifikowanych rekordów, a każdy z nich da się prześledzić do źródłowej treści ogłoszenia.
668 przetargów w archiwum startowym to gotowy punkt wyjścia
Zanim system ruszył na bieżąco, przetworzyliśmy dane historyczne: 344 przetargi otwarte i 324 zamknięte, z odzyskanymi zwycięzcami i domenami. Kanał nie startuje od pustej bazy.
Archiwum startowe
Kanał nie startuje od pustej bazy.
668przetargów przetworzonych przed startem344 otwarte · 324 zamknięte
259/259rozstrzygniętych przetargów ze wskazanym zwycięzcą4 źródła w stałej kolejności
243rekordy z domeną16 firm bez domeny - brak wiarygodnego kandydata
Precyzja zamiast wolumenu
Rynek IT jest wysycony, a masowy cold outreach konwertuje w tej branży między 0,5 a 1,5%. OneExpert nie ma skali, żeby wygrać wolumenem, i nie musi jej mieć. Kwalifikacja na źródłowej treści ogłoszenia oznacza, że kontakt idzie tylko tam, gdzie zamawiający sam napisał, że potrzebuje konkretnych ludzi.
